Contract & Financial Information

Early Learning & Child Care partners can find Contract & Finance Management information below. For further information please contact a Children’s Services staff as listed in the A-Z list of Licensed Child Care Centres.

Requirement Deadline Program Type
Budget Submission November 30, 2023
  • Child Care centers receiving Canada-Wide Early Learning and Child Care (CWELCC) funding
  • Child Care Centres receiving fee subsidy
  • Home Child Care agencies receiving fee subsidy
  • Home Child Care agencies receiving (CWELCC) funding
  • Every Child Belongs (Special Needs Resourcing) Programs
  • Extended Day Programs
  • EarlyON
  • Indigenous-LED (Journey Together) Programs
Expansion Requests

Ie. New Group Child Care locations, new age served, increase of operating capacities, change of service hours or license

 2024 Submission periods:

* Spring (date TBC)
Summer (date TBC)
Fall (date TBC)

 Group Child Care Centres & Home Child Care Agencies
Before & After School Expansions (BASP) * September BASP expansions must be submitted by the Spring Expansion deadline (see box above) Kindergarten & School Age Before and After School expansions
Legacy Wage Grants Reconciliation
(1999 – 2005 Pay Equity)		 February 14, 2024 Programs receiving 1999 – 2005 Pay Equity only in 2023
Legacy Wage Grants Reconciliation February 14, 2024 Home Child Care agencies receiving legacy Wage Subsidy Grant in 2023
2023 Provincial Wage Enhancement (PWE) Reconciliation February 14, 2024 All programs receiving Provincial Wage Enhancement Grant funding for 2023
2024 Provincial Wage Enhancement (PWE) Applications To Be Determined To be confirmed when Provincial Funding Formula requirements for PWE Grant for 2024 are known
Mid-Year Reporting
July 1 – December 31, 2023		 January 19, 2024
  • EarlyON
  • Indigenous-LED (Journey Together) Programs
  • Every Child Belongs (Special Needs Resourcing) Programs

CWELCC may require mid-year reporting. To be confirmed when known Provincial reporting requirements
Mid-Year Reporting
January 1 to June 30, 2024		 July 19, 2024
Mid-Year Reporting
July 1 – December 31, 2024		 January 22, 2025
Occupancy Space Verification As required: Identified by Visit Consultant Group Child Care Centres and EarlyON Programs located in schools that are part of the legacy occupancy agreements for TCDSB/French Boards
Summer Day N/A Summer Day Programs use a three-year budget cycle. Budget submissions approved in 2022 apply to 2022-2024.
May 7, 2024 Letter of Intent and confirmation of program operation is required annually
September 17, 2024 Summer Day Program Statistics
Submission of Audited Financial Statements Within 4 months of the agency’s fiscal year end All Program types as per
Audit Guidelines for Agencies
Minor Capital/ Health and Safety Grant Within 12 months after approval of grant, or receipts of advance any payments All fee subsidy programs that receive Minor Capital/ Health and Safety Grant funding
General Services Information

(Excluding hours of operation for Group Child Care)

(i.e. Contact & User Management, Languages spoken by the staff, Language Immersion Program, Dietary Services and School Escort)

 Ongoing, as changes occur
  • Applies to all program types
  • Agencies with access to Online Services are required to update General Services information and Contact/User Information through Online Services
  • Agencies without access to Online Services will forward changes to their Consultant or Budget Coordinator as they occur
AQI Assessment Completed Annually
  • Group Child Care Centres, with fee subsidy only
  • Home Child Care, with fee subsidy only
Completed Every 2 years Every Child Belongs (Special Needs Resourcing) Programs
Child Care Operating Standards (CCOS) Annual and bi-annual requirements outlined in the Child Care Operating Standards
  • Child Care Centres with Fee Subsidy
  • Home Child Care Agencies with Fee Subsidy
  • Every Child Belongs Programs
Program/Centre Visits Completed annually as per Service Agreement requirements All programs funding types visited

 

Requirement Deadline Program Type
Budget Submission November 30, 2022
  • Child Care Centres receiving fee subsidy
  • Home Child Care agencies receiving fee subsidy
  • Every Child Belongs (Special Needs Resourcing) Programs
  • Extended Day Programs
  • EarlyON
  • Indigenous-LED (Journey Together) Programs
Budget Submission July 7, 2023 New Kindergarten expansions / School Age Before and After school programs expansions
 Legacy Wage Grants Reconciliation
(1999 – 2005 Pay Equity)		 February 15, 2023 Programs receiving 1999 – 2005 Pay Equity only in 2022
Legacy Wage Grants Reconciliation February 15, 2023 Home Child Care agencies receiving legacy Wage Subsidy Grant in 2022
Provincial Wage Enhancement 2022 Reconciliation February 15, 2023 All programs receiving Provincial Wage Enhancement Grant funding in 2022
Provincial Wage Enhancement 2023 Applications March 17, 2023 All programs Applying for Provincial Wage Enhancement Grant for 2023
Annual Year to Date Reporting
July 1 – December 31, 2022		 January 20, 2023
  • EarlyON
  • Indigenous-LED (Journey Together) Programs
  • Every Child Belongs (Special Needs Resourcing) Programs
Semi-Annual Year to Date Reporting
January 1 to June 30, 2023		 July 21, 2023
Annual Year to Date Reporting
July 1 – December 31, 2023		 January 22, 2024
T4 Visit As required: Identified by Budget Consultant
  • Child Care Centres
  • Home Child Care Agencies receiving fee subsidy
  • EarlyON
  • Indigenous-LED (Journey Together) Programs,
  • Every Child Belongs (Special Needs Resourcing) Programs
Occupancy Space Verification As required: Identified by Visit Consultant Child Care Centres and EarlyON Programs located in schools that are part of the legacy occupancy agreements
Summer Day Budget N/A Summer Day Programs use a three year budget cycle. Budget submissions approved in 2022 apply to 2022-2024.
Summer Day Letter of Intent May 9, 2023 Summer Day Programs
Summer Day Program Statistics September 19, 2023 Summer Day Programs
Submission of Audited Financial Statements Within 4 months of the agency’s year end
  • Agencies receiving $30,000 or more in Fee Subsidy
  • Agencies receiving $20,000 or more in wage grants per year (any combination of Legacy General Operating Grant, Minor Capital/Health and Safety, Pay Equity, General Operating Funding, Provincial Wage Enhancement,Transitional funding, Safe Restart Funding or CWELCC funding any funding from Children’s Services related to COVID-19
  • CWELCC Approved Agencies
  • All EarlyON and Indigenous-LED (Journey Together) Programs regardless of funding levels
  • Agencies receiving $20,000 or more in Summer Day funding per year (unaudited statements required if less than $20,000 is received)
  • Agencies receiving $20,000 or more in Every Child Belongs (Special Needs Resourcing) funding per year
Review Engagement Report Within 4 months of the agency’s year end Agencies receiving only Provincial Wage Enhancement funding and no other funding type from Children’s Services
Minor Capital/ Health and Safety Grant Within 12 months after approval of grant, or receipts of advance any payments All programs that receive Minor Capital/ Health and Safety Grant funding
General Services Information

(i.e. Languages spoken by the staff, Language Immersion Program, Dietary Services and School Escort)

Ongoing, as changes occur
  • Applies to all program types
  • Agencies with access to Online Services are required to update General Services information and Contact/User Information through Online Services
  • Agencies without access to Online Services will forward changes to their Consultant or Budget Coordinator as they occur
AQI Assessment Completed Annually
  • Group Child Care Centres
  • Home Child Care
Completed Every 2 years Every Child Belongs (Special Needs Resourcing) Programs
Child Care Operating Standards (CCOS) Completed

every 2 years
  • Child Care Centres
  • Home Child Care agencies receiving fee subsidy
  • Every Child Belongs (Special Needs Resourcing) Programs
Child Care Operating Standards (CCOS)

Fees and Attendance

 Completed Annually
  • Child Care Centres,
  • Extended Day Programs
  • Home Child Care agencies receiving fee subsidy
Program/Centre Visits Completed annually as per Service Agreement requirements All programs funding types visited

 

Exigences Date limite Type de programme
Soumission du budget 30 novembre 2023
  • Services de garde qui ont une entente de service pour subvention d’expansion et de démarrage du SPAGJE
  • Services de garde qui ont une entente de service pour subvention de frais de garde
  • Services de garde en milieu familiale qui ont une entente de service pour subvention de frais de garde
  • Services de garde en milieu familiale qui ont une entente de service pour subvention d’expansion et de démarrage du SPAGJE
  • Programmes Chaque enfant a sa place (offrant des services aux enfants ayant des besoins spéciaux)
  • Programmes de jour prolongé
  • Programmes ON y va
  • Programmes pour enfants et familles dirigés par des Autochtones (Cheminer ensemble)
Demandes d’expansion

Ex : Nouveaux emplacements de garde d’enfants en groupe, nouvel âge desservi, augmentation des capacités opérationnelles, changement d’heures de service ou de licence

 Périodes de soumission :

Printemps (date à confirmer)
* Été (date à confirmer)
Automne (date à confirmer)
  • Services de garde et Service de garde en milieu familiale
Demandes d’expansion pour programmes avant et après l’école * Les expansions BASP de septembre doivent être soumises avant la date limite d’expansion de juin 2024 (voir encadré ci-dessus)
  • Jardin d’enfants et Âge scolaire primaire avant et après école
Rapport sur l’utilisation de la subvention d’équité salariale historique
(Équité salariale 1999 – 2005)		 14 février 2024
  • Programmes qui reçoivent seulement la subvention d’équité salariale 1999 – 2005 en 2023
Rapport sur l’utilisation des subventions salariales historiques 14 février 2024
  • Services de garde en milieu familiale qui reçoivent des subventions salariales historiques en 2023
Rapport sur l’utilisation de la subvention pour l’augmentation salariale provinciale 2023 14 février 2024
  • Tous les programmes qui reçoivent la subvention pour l’augmentation salariale provinciale en 2023
Demande de subvention pour l’augmentation de salaire provinciale 2024 A être déterminée lorsque sera connue de la province
  • Tous les programmes qui soumettent une demande pour l’augmentation salariales provinciale 2024
Rapport annuel

1er juillet au 31 décembre 2023

 19 janvier 2024
  • Programmes ON y va
  • Programmes pour enfants et familles dirigés par des Autochtones (Cheminer ensemble)
  • Programmes Chaque enfant a sa place (offrant des services aux enfants ayant des besoins spéciaux)

SPAGJE peut exiger un rapport en milieu d’année. À confirmer lorsque les exigences provinciales en matière de déclaration seront connues
Rapport semestriel

1er janvier au 30 juin 2024

 19 juillet 2024
Rapport annuel

1er juillet au 31 décembre 2024

 22 janvier 2025
Vérification de l’espace occupé Au besoin
identifié par la conseillère / le conseiller de visites
  • Services de garde et programmes ON y va qui sont situés dans les écoles et qui font partie de l’entente d’occupation historique
Budget camp de jour estivaux n/a
  • Programme de jour estivaux, cycle budgétaire de trois ans.
    Soumission de budget approuvé en 2022 s’appliquent pour trois ans 2022-2024
Lettre d’intention pour programmes de camp de jour estivaux 7 mai 2024
  • Programmes de camp de jour estivaux
Statistiques des programmes de camp de jour estivaux 17 septembre 2024
  • Programmes de camp de jour estivaux
Soumission des états financiers vérifiés Dans les quatre mois suivant la fin de l’exercice financier
Factures relatives aux subventions pour projets d’immobilisation / santé et sécurité Dans les douze mois suivant la réception de paiement d’avance ou de l’approbation du financement
  • Tous les programmes qui sont éligibles pour demander à recevoir des subventions pour projets d’immobilisation / santé et sécurité
Informations générales sur les services
(Excluant les heures d’ouverture des services de garde )(par exemple, les langues parlées par le personnel, les services diététiques et l’escorte scolaire)		 Continu, au fur et à mesure des changements
  • S’applique à tous les types de programmes
  • Les agences qui ont accès aux services en ligne (Online Services) doivent mettre à jour les informations générales sur les services, ainsi que les informations de contact et d’utilisateur
  • Les agences qui n’ont pas accès aux services en ligne (Online Services) doivent soumettre toutes mises à jour d’information à leur conseillère / conseiller
Évaluation aux fins d’amélioration de la qualité (ÉAQ) Chaque année
  • Services de garde
  • Services de garde en milieu familiale
Tous les deux ans
  • Programmes Chaque enfant a sa place (offrant des services aux enfants ayant des besoins spéciaux)
Normes d’exploitation des services de garde d’enfants (NESGE) Tous les deux ans
  • Services de garde qui ont une entente de service pour subvention de frais de garde
  • Services de garde en milieu familiale qui ont une entente de service pour subvention de frais de garde
  • Programmes Chaque enfant a sa place (offrant des services aux enfants ayant des besoins spéciaux)
Normes d’exploitation des services de garde d’enfants
(NESGE)
Frais et présences 		 Chaque année
  • Services de garde qui ont une entente de service pour subvention de frais de garde.
  • Programmes de jour prolongé
  • Services de garde en milieu familiale qui ont une entente de service pour subvention de frais de garde.
Visites des programmes Annuellement sous réserve des lignes directrices du Bureau de santé publique
  • Tous les types de programmes visités

 

Cycle des affaires a été traduit en français, en tenant compte de nos partenaires.
En cas de conflit entre la version française et la version anglaise, la version anglaise prévaudra.

Exigences Date limite Type de programme
Soumission du budget 30 novembre 2022
  • Services de garde qui ont une entente de service pour subvention de frais de garde
  • Services de garde en milieu familiale qui ont une entente de service pour subvention de frais de garde
  • Programmes Chaque enfant a sa place (offrant des services aux enfants ayant des besoins spéciaux)
  • Programmes de jour prolongé
  • Programmes ON y va
  • Programmes pour enfants et familles dirigés par des Autochtones (Cheminer ensemble)
Soumission du budget 7 juillet 2023
  • Nouveaux programmes avant et après école pour jardin d’enfant / âge scolaire
Rapport sur l’utilisation de la subvention d’équité salariale historique

(Équité salariale 1999 – 2005)

 15 février 2023
  • Programmes qui reçoivent seulement la subvention d’équité salariale 1999 – 2005 en 2022
Rapport sur l’utilisation des subventions salariales historiques 15 février 2023
  • Services de garde en milieu familiale qui reçoivent des subventions salariales historiques en 2022
Rapport sur l’utilisation de la subvention pour l’augmentation salariale provinciale 15 février 2023
  • Tous les programmes qui reçoivent la subvention pour l’augmentation salariale provinciale en 2022
Demande de subvention pour l’augmentation de salaire provinciale 2023 17 mars 2023
  • Tous les programmes qui soumettent une demande pour l’augmentation salariales provinciale 2023
Rapport annuel

1er juillet au 31 décembre 2022

 20 janvier 2023
  • Programmes ON y va
  • Programmes pour enfants et familles dirigés par des Autochtones (Cheminer ensemble)
  • Programmes Chaque enfant a sa place (offrant des services aux enfants ayant des besoins spéciaux)

 
Rapport semestriel

1er janvier au 30 juin 2023

 21 juillet 2023
Rapport annuel

1er juillet au 31 décembre 2023

 22 janvier 2024
Analyse des T4s Au besoin

identifié par la conseillère / le conseiller de budget
  • Services de garde qui ont une entente de service pour subvention de frais de garde
  • Services de garde en milieu familiale qui ont une entente de service pour subvention de frais de garde
  • Programmes ON y va
  • Programmes pour enfants et familles dirigés par des Autochtones (Cheminer ensemble)
  • Programmes Chaque enfant a sa place (offrant des services aux enfants ayant des besoins spéciaux)
Vérification de l’espace occupé Au besoin

identifié par la conseillère / le conseiller de visites
  • Services de garde et programmes ON y va qui sont situés dans les écoles et qui font partie de l’entente d’occupation historique
Budget camp de jour estivaux na
  • Programme de jour estivaux, cycle budgétaire de trois ans.

Soumission de budget approuvé en 2022 s’appliquent pour trois ans 2022-2024
Lettre d’intention pour programmes de camp de jour estivaux 9 mai 2023
  • Programmes de camp de jour estivaux
Statistiques des programmes de camp de jour estivaux 19 septembre 2022
  • Programmes de camp de jour estivaux
 Soumission des états financiers vérifiés Dans les quatre mois suivant la fin de l’exercice financier
  • Agences ayant reçu par an 30 000 $ ou plus en subventions de frais de garde
  • Agences ayant reçu par an 20 000 $ ou plus en subventions salariales (toute combinaison de fonds de fonctionnement général historique, dépenses en capital secondaires / santé et sécurité, équité salariale, fonds de fonctionnement général, subvention pour l’augmentation salariale provinciale, fonds de transition, financement de la relance sécuritaire ou fonds de l’apprentissage et la garde des jeunes enfants (AGJE) à l’échelle du Canada et tout autre financement reçu par Les services  à l’enfance de Toronto relié à la COVID-19)
  • Les agences approuvées pour les fonds de l’apprentissage et la garde des jeunes enfants (AGJE) à l’échelle du Canada
  • Tous les programmes ON y va et programmes pour enfants et familles dirigés par des Autochtones (Cheminer ensemble), quel que soit le niveau de financement attribué
  • Programmes de camp de jour estivaux ayant reçu par an 20 000 $ ou plus en financement (états financiers non vérifiés  requis si moins de 20 000 $ est reçu)
  • Programmes Chaque enfant a sa place (offrant des services aux enfants ayant des besoins spéciaux) ayant reçu par an 20 000 $ ou plus en financement
Rapport de mission d’éxamen Dans les quatre mois suivant la fin de l’exercice financier
  • Les programmes qui reçoivent seulement la subvention pour l’augmentation salariale provinciale
Factures relatives aux subventions pour projets d’immobilisation / santé et sécurité Dans les douze mois suivant la réception de paiement d’avance ou de l’approbation du financement
  • Tous les programmes qui sont éligibles pour demander à recevoir des subventions pour projets d’immobilisation / santé et sécurité
Informations générales sur les services

(par exemple, les langues parlées par le personnel, les services diététiques et l’escorte scolaire)

 

 Continu, au fur et à mesure des changements
  • S’applique à tous les types de programmes
  • Les agences qui ont accès aux services en ligne (Online Services) doivent mettre à jour les informations générales sur les services, ainsi que les informations de contact et d’utilisateur
  • Les agences qui n’ont pas accès aux services en ligne (Online Services) doivent soumettre toutes mises à jour d’information à leur conseillère / conseiller
Évaluation aux fins d’amélioration de la qualité (ÉAQ) Chaque année
  • Services de garde
  • Services de garde en milieu familiale
Tous les deux ans
  • Programmes Chaque enfant a sa place (offrant  des services aux enfants ayant des besoins spéciaux)
Normes d’exploitation des services de garde d’enfants

(NESGE)

 

 Tous les deux ans
  • Services de garde qui ont une entente de service pour subvention de frais de garde
  • Services de garde en milieu familiale qui ont une entente de service pour subvention de frais de garde
  • Programmes Chaque enfant a sa place (offrant  des services aux enfants ayant des besoins spéciaux)
Normes d’exploitation des services de garde d’enfants

(NESGE)

Frais et présences

 

 Chaque année
  • Services de garde qui ont une entente de service pour subvention de frais de garde.
  • Programmes de jour prolongé
  • Services de garde en milieu familiale qui ont une entente de service pour subvention de frais de garde.
Visites des programmes Annuellement sous réserve des lignes directrices du Bureau de santé publique
  • Tous les types de programmes visités

 

Cycle des affaires a été traduit en français, en tenant compte de nos partenaires.

En cas de conflit entre la version française et la version anglaise, la version anglaise prévaudra.

2023 Audit Guideline Key Highlights:

  1. 2023 CWELCC Recovery Method – TCS will focus on recovering the variable costs associated with vacancies, supporting greater financial stability and coverage for overhead costs (p. 7 & 20)
  2. Accumulated Surplus – TCS has increased the threshold for an Agency’s accumulated surplus supporting greater financial stability (p. 15)
  3. Professional Learning Strategy – Presentation format is defined (p. 7)
  4. CWELCC Start-Up Grand Funding – Presentation format is defined (p. 24)

Not-for-Profit

New Child Care Service Providers

For a copy of the following, contact 416-392-3336

Summer Day

Agencies who have a Service Agreement with the City of Toronto may receive payment from the City in advance of services being provided to children and families. Fee subsidy advances for child care centres and home child care agencies are typically paid monthly. General Operating Grant, other wage grants, and base funded programs are typically paid quarterly.

Quarterly payments for EarlyON Child and Family Programs, Every Child Belongs (Special Needs Resourcing) Agencies, Pay Equity, General Operating Grant, Canada-wide Early Learning & Child Care, and other wage grant payments are processed on the dates noted with an asterisk (*).

Children’s Services process payments according to the schedule noted below. Funds should be received in your bank account by the fifth day of the month for which the advance is paid.

Advance Payment For Month-end Dates
February 2024 Wednesday, January 24, 2024
March 2024 Thursday, February 15, 2024
April 2024 Wednesday, March 20, 2024 (*)
May 2024 Tuesday, April 23, 2024
June 2024 Thursday, May 23, 2024
July 2024 Wednesday, June 19, 2024 (*)
August 2024 Wednesday, July 24, 2024
September 2024 Wednesday, August 21, 2024
October 2024 Thursday, September 19, 2024 (*)
November 2024 Thursday, October 24, 2024
December 2024 Wednesday, November 20, 2024
January 2025 Thursday, December 12, 2024 (*)

 

The General Operating Funding is a stable source of funding to help child care operators offset their operating costs.

These fact sheets include tips and suggestions on topics related to managing and operating child care programs.